荃灣一家貿易行的報價流程，是很多中小企的寫照：客人查詢之後，同事在 Excel 裡逐項定價，再由老闆批核，最後回電郵。由查詢到報價出門，快則一日，慢則兩日——期間客人可能已經找了第二家。
時間流失在哪裡
我們跟他們走了一次流程：定價要翻查供應商的最新價格，批核要等老闆有空，發出要重新排版。三個步驟裡，真正需要人的只有批核那一眼——其餘都是搬運。
一個表格，一條規則
我們做的是一張報價表格：品項和數量輸入之後，價格由規則自動帶出，報價單按公司的排版即時生成。老闆的手機會收到通知，一眼批核；不用批核的標準單，直接發出。
整個改動沒有 AI、沒有複雜系統——只有一張表格、一條定價規則、一個通知。現在由查詢到報價出門，二十分鐘。
報價快，不是因為軟件聰明，而是因為流程終於不用等人。
什麼流程適合
報價品項固定、定價有規則可循、批核有明確標準——三樣齐了，報價自動化就值得做。你的報價如果每張都要重新思考，先做的不是系統，是把定價規則寫下來。
不確定自己的報價流程屬不屬於這一類？一個早上的工作流程審查，我們會如實告訴你。